A equipe de gestão de uma pequena empresa pode apoiar muito a operação flexível e o uso de recursos online. No entanto, escolher o serviço certo ainda traz muitos riscos. Por exemplo, escolher um fornecedor de contabilidade significa literalmente entregar as chaves financeiras e a manutenção de registros a terceiros. Isso não é algo que uma empresa se beneficiaria em fazer com qualquer pessoa, especialmente hoje em dia com questões de roubo de identidade, apropriação indébita digital e muito mais.
Mergulhar na contabilidade online pode ser uma virada de jogo para o seu negócio. Isso pode economizar tempo e dinheiro e tornar sua contabilidade mais precisa e eficiente. No entanto, é importante abordar esta transição corretamente para que ela corra bem e com sucesso.
Aqui estão algumas etapas importantes a serem seguidas para migrar para a contabilidade online:
1. Pesquise e escolha o software certo: Existem muitos softwares de contabilidade online; então reserve um tempo para pesquisar e encontrar aquele que melhor atende às necessidades do seu negócio. Procure um software que seja fácil de usar, tenha um bom suporte ao cliente e ofereça os recursos que você precisa para sua contabilidade.
2. Estabeleça seu plano de contas: Antes de começar a usar o software, certifique-se de estabelecer seu plano de contas. Esta é uma lista de categorias ou contas que você usará para registrar suas transações financeiras. Ao adaptar o seu plano contábil ao seu negócio, você facilitará o acompanhamento e a análise das suas finanças.
3. Importe ou insira seus dados financeiros: Dependendo do software escolhido, você pode importar seus dados financeiros existentes para o sistema. Isso pode economizar seu tempo e garantir a precisão de suas informações financeiras históricas. Caso a importação não seja possível, insira manualmente seus dados financeiros no software.
4. Personalize e automatize: Aproveite os recursos de personalização e automação oferecidos pelo software. Configure transações recorrentes, automatize processos de faturamento e pagamento de contas e crie relatórios personalizados que fornecem as informações necessárias para tomar decisões de negócios informadas.
5. Treine você e sua equipe: certifique-se de que você e os membros de sua equipe saibam como usar o novo software. Muitos fornecedores de software de contabilidade online oferecem recursos de treinamento, como tutoriais, vídeos e webinars. Aproveite esses recursos para garantir que todos se sintam confortáveis e confiantes ao usar o software.
6. Backup e segurança: a contabilidade online depende do armazenamento em nuvem, por isso é importante garantir que o backup dos seus dados seja feito regularmente e com segurança. Escolha um fornecedor de software que ofereça medidas de segurança robustas e faça backup de seus dados regularmente. Além disso, considere implementar a autenticação de dois fatores para aumentar a segurança.
7. Realize reconciliações e revisões regulares: Para manter registros financeiros precisos, crie o hábito de reconciliar regularmente seu banco, cartão de crédito e outras contas financeiras. Isto envolve comparar as transações registradas com as transações reais, a fim de identificar possíveis discrepâncias. Revise seus relatórios financeiros regularmente para ter uma ideia da saúde financeira do seu negócio.
8. Procure ajuda profissional, se necessário: se você estiver com dificuldades para gerenciar sua contabilidade on-line ou tiver necessidades financeiras complexas, considere procurar ajuda profissional. Um contador ou guarda-livros pode orientá-lo e ajudá-lo a gerenciar sua contabilidade online.
Escolhendo um serviço confiável na névoa digital
Uma das melhores maneiras de começar um serviço de contabilidade remoto é contar com a ajuda e o conselho de um consultor de marketing ou de negócios que saiba quais serviços de contabilidade oferecem um trabalho de qualidade e quais devem ser evitados ou que ainda não estão prontos para o “principal”. tempo”. Esse tipo de atendimento pode evitar muitas dores de cabeça, falhas de comunicação e até custos por serviços incompletos. Sendo uma solução completa de back office, muitos desses especialistas não atuam apenas como serviços de referência; eles gerenciam um sistema de contabilidade e registro do início ao fim. O resultado é uma arquitetura de suporte financeiro na qual uma empresa pode confiar, permitindo que a empresa do cliente se concentre no que faz de melhor e entregando a carga de trabalho contábil a especialistas que a administram de forma eficiente.
Não há vergonha em pedir ajuda
Contabilidade e escrituração contábil são difíceis. Exigem um nível constante de monitorização e manutenção, bem como a gestão atempada de grandes e repetidas ondas de trabalho, especialmente quando se trata de salários. Nem todo mundo pode ser um especialista em contabilidade e um gênio em criação de empresas, e nem todo mundo quer dedicar tempo a essa curva de aprendizado. No entanto, a contabilidade é necessária para que qualquer empresa genuína opere, ganhe e contraia empréstimos, e deve ser feita corretamente. Portanto, faz sentido procurar ajuda de uma fonte que possa fornecer uma conexão com conhecimentos confiáveis, como um serviço de contabilidade aprovado por Kevin Harrington, por exemplo.
Lembre-se de que é muito mais difícil corrigir erros contábeis após o fato. Pelo contrário, ao começar com um sistema de apoio competente, as transacções financeiras são tratadas correctamente e os problemas são evitados antes que comecem a abrandar o processo. A prevenção vale definitivamente o seu preço, três a dez vezes superior ao custo da reparação dos danos financeiros após o facto.
Mergulhar na contabilidade online requer planejamento e execução cuidadosos. Seguindo essas etapas e sendo proativo no gerenciamento de seus documentos financeiros, você pode agilizar seu processo contábil e obter informações valiosas sobre a saúde financeira de seu negócio.