Não importa quão bom seja o seu software, os usuários precisam saber como ele funciona e o que faz. Portanto, qualquer adição de ferramenta comercial automatizada deve ser acompanhada de treinamento adequado; O software de sistema de gerenciamento de armazém (WMS) não é exceção.
O software WMS é uma solução digital completa para empresas de manufatura, varejo, distribuição e atendimento. Essas ferramentas automatizadas rastreiam mercadorias em todos os estágios da cadeia de suprimentos e fornecem às empresas insights sobre suas operações.
O melhor software WMS permite que as empresas simplifiquem e dimensionem suas operações sem necessariamente aumentar os custos operacionais. Mas, para isso, as empresas devem organizar formação de qualidade para os seus colaboradores, a fim de otimizar as suas características e benefícios.
Se você está se perguntando quem está mais qualificado para fazer isso, continue lendo para ver mais de perto os fundamentos do treinamento em software WMS.
1. Quem oferece treinamento em software WMS?
O fornecedor de software WMS é a entidade mais qualificada para ministrar treinamento aos seus clientes. Às vezes, essas sessões podem ser organizadas gratuitamente se incluídas nos custos de compra. Consultores terceirizados podem ser contratados quando o cliente deseja treinamento aprofundado em software WMS.
As empresas e consultores de software aderem a diferentes modelos de treinamento, mas a maioria deles realiza conferências e apresentações locais e externas sobre o sistema e como ele funciona. Dependendo do número de usuários e dos acordos específicos com os clientes, o fornecedor pode organizar “treinamento de superusuários”, onde reúne gestores de áreas com acesso mais amplo ao software para depois treinar sua equipe.
Às vezes, seminários online estão disponíveis no site do fornecedor, o que pode ser útil, especialmente para grandes empresas com vários armazéns.
2. Quem deve participar do treinamento em software WMS?
O software do sistema de gerenciamento de armazém é frequentemente usado por pessoal designado para tarefas específicas na área de armazenamento. Os gerentes ou supervisores de departamento são frequentemente o primeiro grupo de estagiários e espera-se que treinem outros, por exemplo, trabalhadores nas áreas de entrada, saída e separação de pedidos.
É aconselhável organizar treinamentos periódicos e abrangentes em software WMS para todos os funcionários, dadas as taxas de rotatividade do setor. Isso permite que os funcionários maximizem suas operações, independentemente de suas funções e atribuições, que é o principal objetivo do software WMS. O treinamento abrangente aumenta a motivação dos funcionários e contribui para sua eficiência. Saber que eles têm a chance de subir na hierarquia ajuda a aumentar a retenção de funcionários.
Além disso, a formação deve incluir executivos que podem não necessariamente utilizar a ferramenta diariamente, mas que precisam de compreender as suas características e operações específicas, tais como relatórios e análise de dados.
A formação deve ser prática e relevante, independentemente dos participantes visados e das tecnologias de formação avançadas. Deve abordar tópicos essenciais que repercutam nos funcionários que desejam aumentar a sua produtividade e eficiência.
3. Qual é a melhor abordagem para treinamento em software WMS?
As preferências de aprendizagem variam de pessoa para pessoa. Mas o “treinamento de superusuários” pode ser uma abordagem comum, porque esses funcionários de nível médio têm mais acesso do que outros funcionários do armazém. Idealmente, eles também têm mais experiência e podem se interessar mais pelos temas abordados, a menos que seu nível de conhecimento de informática seja baixo.
Em grandes armazéns, hospedar múltiplas sessões pode ser uma boa ideia, desde que esses usuários transmitam seus conhecimentos a outras pessoas usando as ferramentas WMS existentes. Idealmente, as sessões deveriam ser realizadas no local para facilitar o treinamento prático, que é sem dúvida mais eficaz do que as discussões externas. No final da formação, os organizadores devem medir a eficácia da formação, pedindo feedback aos participantes.
Conferências externas podem ser reservadas quando a equipe do cliente tiver experiência suficiente com software WMS. Eles podem interagir de forma mais eficaz sobre as lacunas, compartilhar melhores práticas e fornecer feedback valioso para ajudar a melhorar ou atualizar a ferramenta.
4. Quando deve ocorrer o treinamento em software WMS?
O treinamento do software WMS deve ser realizado quando o sistema estiver operacional e os recursos e funcionalidades estiverem implementados. Além disso, as empresas devem enfrentar desafios comuns que podem dificultar o sucesso da formação.
Antes do treinamento, explique por que a empresa precisa do software e como pode utilizá-lo a seu favor. Ao fazê-lo, pode-se esperar reduzir a resistência e as impressões negativas em relação às mudanças operacionais propostas.
E por quanto tempo?
A duração do treinamento depende das necessidades da empresa e do nível de engajamento e interatividade do público. As sessões podem ser divididas em múltiplas sessões para apresentações inclusivas onde a empresa prefere um número reduzido de participantes.
No entanto, os maiores fatores que influenciam a duração do treinamento são os recursos de software disponíveis e a operação do armazém. Os sistemas básicos podem ser concluídos em pelo menos um dia, enquanto os sistemas mais complexos requerem alguns dias ou semanas para serem concluídos. No entanto, algumas empresas podem solicitar pelo menos duas sessões para manter o funcionamento durante as aulas.
Assim que a equipe do armazém estiver suficientemente capacitada para operar a ferramenta, ela poderá criar um vídeo ou webinar internamente e usar a plataforma de armazenamento em nuvem para permitir que funcionários recém-contratados tenham acesso a ela.
Conclusão
Treinamento abrangente é necessário para qualquer implementação de software de sistema de gerenciamento de armazém (WMS). E um treinamento bem-sucedido tem dois elementos: preparação do software e preparação do usuário. A empresa de armazenagem, fornecedor ou consultor deve cobrir todos os aspectos operacionais, enquanto os usuários devem entender o porquê, o quê, quem e como da conferência, para gerar resultados favoráveis.