Dando el paso hacia la contabilidad en línea

Lera Blog

El equipo directivo de una pequeña empresa puede apoyar mucho el funcionamiento flexible y el uso de recursos en línea. Sin embargo, elegir el servicio adecuado todavía conlleva muchos riesgos. Por ejemplo, elegir un proveedor de contabilidad significa literalmente entregar las claves financieras y el mantenimiento de registros a un tercero. Esto no es algo que una empresa tenga interés en hacer con cualquiera, especialmente hoy en día con problemas de robo de identidad, malversación de fondos digitales y otros.

Dar el paso hacia la contabilidad en línea puede cambiar las reglas del juego para su negocio. Puede ahorrarle tiempo y dinero y hacer que su contabilidad sea más precisa y eficiente. Sin embargo, es importante abordar esta transición correctamente para que se desarrolle sin problemas y con éxito.

A continuación se detallan algunos pasos importantes que se deben seguir para pasar a la contabilidad en línea:

1. Investigue y elija el software adecuado: existen muchos software de contabilidad en línea; así que tómate el tiempo para investigar y encontrar el que mejor satisfaga las necesidades de tu negocio. Busque un software que sea fácil de usar, que tenga una buena atención al cliente y que ofrezca las funciones que necesita para su contabilidad.

2. Establezca su plan de cuentas: antes de comenzar a utilizar el software, asegúrese de establecer su plan de cuentas. Esta es una lista de categorías o cuentas que utilizará para registrar sus transacciones financieras. Adaptando tu plan contable a tu negocio, facilitarás el seguimiento y análisis de tus finanzas.

3. Importe o ingrese sus datos financieros: Dependiendo del software que elija, puede importar sus datos financieros existentes al sistema. Esto puede ahorrarle tiempo y garantizar la exactitud de su información financiera histórica. Si no es posible importar, ingrese manualmente sus datos financieros en el software.

4. Personalice y automatice: aproveche las funciones de personalización y automatización que ofrece el software. Configure transacciones recurrentes, automatice los procesos de facturación y pago de facturas y cree informes personalizados que le brinden la información que necesita para tomar decisiones comerciales informadas.

5. Capacítese a usted y a su equipo: asegúrese de que usted y los miembros de su equipo sepan cómo utilizar el nuevo software. Muchos proveedores de software de contabilidad en línea ofrecen recursos de capacitación, como tutoriales, videos y seminarios web. Aproveche estos recursos para asegurarse de que todos se sientan cómodos y seguros al utilizar el software.

6. Copia de seguridad y seguridad: la contabilidad en línea depende del almacenamiento en la nube, por lo que es importante asegurarse de que se realice una copia de seguridad de sus datos de forma regular y segura. Elija un proveedor de software que ofrezca sólidas medidas de seguridad y realice copias de seguridad de sus datos con regularidad. Además, considere implementar la autenticación de dos factores para mayor seguridad.

7. Realice conciliaciones y revisiones periódicas: para mantener registros financieros precisos, adquiera el hábito de conciliar sus cuentas bancarias, de tarjetas de crédito y otras cuentas financieras con regularidad. Esto implica comparar las transacciones registradas con las transacciones reales para identificar posibles discrepancias. Revise sus informes financieros periódicamente para tener una idea de la salud financiera de su empresa.

8. Busque ayuda profesional si es necesario: si tiene dificultades para administrar su contabilidad en línea o tiene necesidades financieras complejas, considere buscar ayuda profesional. Un contador o tenedor de libros puede guiarlo y ayudarlo a administrar su contabilidad en línea.

Elegir un servicio confiable en la niebla digital

Una de las mejores maneras de comenzar con un servicio de contabilidad remoto es contar con la ayuda y el asesoramiento de un consultor de marketing o de negocios que sepa qué servicios de contabilidad brindan un trabajo de calidad y cuáles deben evitarse o cuáles aún no están listos para «primer». tiempo». Este tipo de asistencia puede evitar muchos dolores de cabeza, problemas de comunicación e incluso costes por servicios incompletos. Como solución completa de back office, muchos de estos expertos no sólo actúan como un servicio de referencia; manejan un sistema de contabilidad y registro de principio a fin. El resultado es una arquitectura de soporte financiero en la que una empresa puede confiar, permitiendo que la empresa del cliente se centre en lo que hace mejor y entregando la carga de trabajo contable a expertos que la manejan de manera eficiente.

No hay que avergonzarse de pedir ayuda

La contabilidad y la teneduría de libros son difíciles. Requieren un nivel constante de seguimiento y mantenimiento, así como la gestión oportuna de grandes y repetitivas oleadas de trabajo, especialmente en lo que respecta a los salarios. No todo el mundo puede ser a la vez un experto en contabilidad y un genio en la creación de empresas, y no todo el mundo quiere dedicar tiempo a esa curva de aprendizaje. Sin embargo, la contabilidad es necesaria para que cualquier negocio de buena fe pueda operar, ganar y pedir prestado, y debe realizarse correctamente. Por lo tanto, tiene sentido buscar ayuda de una fuente que pueda proporcionar una conexión con experiencia confiable, como un servicio de contabilidad aprobado por Kevin Harrington, por ejemplo.

Recuerde que es mucho más difícil corregir los errores contables a posteriori. Más bien, al comenzar con un sistema de apoyo competente, las transacciones financieras se manejan correctamente y se evitan problemas antes de que comiencen a ralentizar el proceso. La prevención definitivamente vale su precio, de tres a diez veces mayor que el costo de reparar el daño financiero después del hecho.

Dar el paso hacia la contabilidad en línea requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Si sigue estos pasos y es proactivo en la gestión de sus documentos financieros, podrá optimizar su proceso contable y obtener información valiosa sobre la salud financiera de su empresa.