Il team di gestione di una piccola impresa può essere molto favorevole al funzionamento flessibile e all'uso delle risorse online. Tuttavia, la scelta del servizio giusto comporta ancora molti rischi. Ad esempio, scegliere un fornitore di contabilità significa letteralmente consegnare le chiavi finanziarie e la tenuta dei registri a terzi. Questo non è qualcosa che un’azienda trarrebbe vantaggio dal fare con chiunque, soprattutto oggi con problemi di furto di identità, appropriazione indebita digitale e altro ancora.
Fare il grande passo nella contabilità online può cambiare le regole del gioco per la tua azienda. Può farti risparmiare tempo e denaro e rendere la tua contabilità più accurata ed efficiente. Tuttavia, è importante affrontare questa transizione correttamente affinché avvenga senza intoppi e con successo.
Ecco alcuni passaggi importanti da eseguire per passare alla contabilità online:
1. Ricerca e scegli il software giusto: esistono molti software di contabilità online; quindi prenditi il tempo necessario per ricercare e trovare quello che meglio soddisfa le tue esigenze aziendali. Cerca un software facile da usare, che abbia un buon supporto clienti e offra le funzionalità necessarie per la tua contabilità.
2. Stabilisci il tuo piano dei conti: prima di iniziare a utilizzare il software, assicurati di stabilire il tuo piano dei conti. Questo è un elenco di categorie o conti che utilizzerai per registrare le tue transazioni finanziarie. Adattando il tuo piano contabile alla tua attività, sarà più semplice monitorare e analizzare le tue finanze.
3. Importa o inserisci i tuoi dati finanziari: a seconda del software scelto, puoi importare i tuoi dati finanziari esistenti nel sistema. Ciò può farti risparmiare tempo e garantire l'accuratezza delle tue informazioni finanziarie storiche. Se l'importazione non è possibile, inserisci manualmente i tuoi dati finanziari nel software.
4. Personalizza e automatizza: sfrutta le funzionalità di personalizzazione e automazione offerte dal software. Imposta transazioni ricorrenti, automatizza i processi di fatturazione e pagamento delle fatture e crea report personalizzati che ti forniscono le informazioni necessarie per prendere decisioni aziendali informate.
5. Forma te stesso e il tuo team: assicurati che tu e i membri del tuo team sappiate come utilizzare il nuovo software. Molti fornitori di software di contabilità online offrono risorse di formazione come tutorial, video e webinar. Approfitta di queste risorse per garantire che tutti si sentano a proprio agio e sicuri nell'utilizzo del software.
6. Backup e sicurezza: la contabilità online si basa sull'archiviazione nel cloud, quindi è importante garantire che venga eseguito il backup dei dati regolarmente e in modo sicuro. Scegli un fornitore di software che offra forti misure di sicurezza ed esegua regolarmente il backup dei tuoi dati. Inoltre, valuta la possibilità di implementare l'autenticazione a due fattori per una maggiore sicurezza.
7. Eseguire riconciliazioni e revisioni regolari: per mantenere registri finanziari accurati, prendere l'abitudine di riconciliare regolarmente la banca, la carta di credito e altri conti finanziari. Ciò comporta il confronto delle transazioni registrate con le transazioni effettive al fine di identificare possibili discrepanze. Controlla regolarmente i tuoi rapporti finanziari per avere un'idea della salute finanziaria della tua attività.
8. Cerca un aiuto professionale se necessario: se hai difficoltà a gestire la tua contabilità online o hai esigenze finanziarie complesse, valuta la possibilità di cercare un aiuto professionale. Un commercialista o un contabile può guidarti e aiutarti a gestire la tua contabilità online.
Scegliere un servizio affidabile nella nebbia digitale
Uno dei modi migliori per iniziare con un servizio di contabilità remota è avvalersi dell'aiuto e dei consigli di un consulente di marketing o aziendale che sappia quali servizi di contabilità forniscono un lavoro di qualità e quali dovrebbero essere evitati o che non sono ancora pronti per il “prime” tempo”. Questo tipo di assistenza può evitare molti grattacapi, problemi di comunicazione e persino costi per servizi incompleti. Essendo una soluzione di back office completa, molti di questi esperti non fungono solo da servizio di riferimento; gestiscono un sistema contabile e di registrazione dall'inizio alla fine. Il risultato è un’architettura di supporto finanziario su cui un’azienda può fare affidamento, consentendo all’azienda cliente di concentrarsi su ciò che sa fare meglio e affidando il carico di lavoro contabile a esperti che lo gestiscono in modo efficiente.
Non c’è vergogna nel chiedere aiuto
La contabilità e la contabilità sono difficili. Richiedono un livello costante di monitoraggio e manutenzione, nonché la gestione tempestiva di ondate di lavoro ampie e ripetute, in particolare quando si tratta di salari. Non tutti possono essere sia esperti contabili che geni dell'avvio di un'impresa, e non tutti vogliono dedicare tempo a una simile curva di apprendimento. Tuttavia, la contabilità è necessaria affinché qualsiasi azienda in buona fede possa operare, guadagnare e prendere in prestito, e deve essere eseguita correttamente. Quindi ha senso chiedere aiuto a una fonte che possa fornire un collegamento con competenze affidabili, come ad esempio un servizio di contabilità approvato da Kevin Harrington.
Ricordate che è molto più difficile correggere gli errori contabili a posteriori. Piuttosto, iniziando con un sistema di supporto competente, le transazioni finanziarie vengono gestite correttamente e i problemi vengono evitati prima che inizino a rallentare il processo. La prevenzione vale sicuramente il suo prezzo, da tre a dieci volte superiore al costo della riparazione del danno finanziario a posteriori.
Fare il grande passo nella contabilità online richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione. Seguendo questi passaggi ed essendo proattivo nella gestione dei documenti finanziari, puoi semplificare il processo contabile e ottenere informazioni preziose sulla salute finanziaria della tua azienda.