De sprong wagen naar online boekhouden

Lera Blog

Het managementteam van een klein bedrijf kan een grote voorstander zijn van een flexibele bedrijfsvoering en het gebruik van online bronnen. Het kiezen van de juiste dienst brengt echter nog steeds veel risico’s met zich mee. Het kiezen van een boekhoudleverancier betekent bijvoorbeeld letterlijk het overhandigen van de financiële sleutels en het bijhouden van de administratie aan een derde partij. Dit is niet iets waar een bedrijf baat bij zou hebben als het zomaar met iedereen zou doen, vooral vandaag de dag met problemen als identiteitsdiefstal, digitale verduistering en meer.

De sprong wagen naar online boekhouden kan een game-changer voor uw bedrijf zijn. Het kan u tijd en geld besparen en uw boekhouding nauwkeuriger en efficiënter maken. Het is echter belangrijk om deze transitie op de juiste manier aan te pakken, zodat deze soepel en succesvol verloopt.

Hier zijn enkele belangrijke stappen die u moet nemen om over te stappen op online boekhouden:

1. Onderzoek en kies de juiste software: Er zijn veel online boekhoudsoftware; Neem dus de tijd om onderzoek te doen en degene te vinden die het beste aansluit bij uw zakelijke behoeften. Zoek naar software die gebruiksvriendelijk is, goede klantenondersteuning biedt en de functionaliteiten biedt die je nodig hebt voor je boekhouding.

2. Stel uw rekeningschema op: Voordat u de software gaat gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u uw rekeningschema opstelt. Dit is een lijst met categorieën of rekeningen die u gaat gebruiken om uw financiële transacties vast te leggen. Door uw boekhoudplan aan te passen aan uw bedrijf, kunt u uw financiën gemakkelijker opvolgen en analyseren.

3. Importeer of voer uw financiële gegevens in: Afhankelijk van de software die u kiest, kunt u uw bestaande financiële gegevens in het systeem importeren. Dit kan u tijd besparen en de nauwkeurigheid van uw historische financiële informatie garanderen. Als importeren niet mogelijk is, voert u uw financiële gegevens handmatig in de software in.

4. Aanpassen en automatiseren: Profiteer van de aanpassings- en automatiseringsfuncties die de software biedt. Stel terugkerende transacties in, automatiseer facturatie- en factuurbetalingsprocessen en maak aangepaste rapporten die u voorzien van de informatie die u nodig heeft om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

5. Train uzelf en uw team: Zorg ervoor dat u en uw teamleden weten hoe ze de nieuwe software moeten gebruiken. Veel aanbieders van online boekhoudsoftware bieden trainingsbronnen aan, zoals tutorials, video's en webinars. Profiteer van deze bronnen om ervoor te zorgen dat iedereen de software met gemak en vertrouwen gebruikt.

6. Back-up en beveiliging: Online boekhouden is afhankelijk van cloudopslag, dus het is belangrijk ervoor te zorgen dat er regelmatig en veilig een back-up van uw gegevens wordt gemaakt. Kies een softwareleverancier die sterke beveiligingsmaatregelen biedt en regelmatig een back-up van uw gegevens maakt. Overweeg bovendien om tweefactorauthenticatie te implementeren voor extra beveiliging.

7. Voer regelmatig afstemmingen en controles uit: Om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden, moet u er een gewoonte van maken om uw bank-, creditcard- en andere financiële rekeningen regelmatig af te stemmen. Hierbij worden geregistreerde transacties vergeleken met daadwerkelijke transacties om mogelijke discrepanties te identificeren. Controleer uw financiële rapporten regelmatig om een ​​idee te krijgen van de financiële gezondheid van uw bedrijf.

8. Zoek indien nodig professionele hulp: Als u moeite heeft met het beheren van uw online boekhouding of als u complexe financiële behoeften heeft, overweeg dan om professionele hulp te zoeken. Een accountant of boekhouder kan u begeleiden en helpen bij het beheren van uw online boekhouding.

Kiezen voor een betrouwbare dienst in de digitale mist

Een van de beste manieren om aan de slag te gaan met een boekhoudservice op afstand is door de hulp en het advies in te roepen van een marketing- of bedrijfsconsulent die weet welke boekhoudservices kwaliteitswerk opleveren en welke vermeden moeten worden of die nog niet klaar zijn voor ‘prime’. tijd”. Dit soort hulp kan veel kopzorgen, miscommunicatie en zelfs kosten voor onvolledige dienstverlening voorkomen. Als complete backoffice-oplossing fungeren veel van deze experts niet alleen als doorverwijsservice; zij beheren een boekhoud- en registratiesysteem van begin tot eind. Het resultaat is een architectuur voor financiële ondersteuning waarop een bedrijf kan vertrouwen, waardoor het klantbedrijf zich kan concentreren op waar het goed in is en de boekhoudkundige werklast kan worden overgedragen aan experts die dit efficiënt afhandelen.

Het is geen schande om hulp te vragen

Boekhouding en boekhouding zijn moeilijk. Ze vereisen een constant niveau van monitoring en onderhoud, evenals het tijdige beheer van grote, zich herhalende werkgolven, vooral als het om salarissen gaat. Niet iedereen kan zowel een boekhoudkundig expert als een startend ondernemer zijn, en niet iedereen wil tijd besteden aan zo’n leercurve. Boekhouden is echter noodzakelijk voor elk bonafide bedrijf om te kunnen functioneren, verdienen en lenen, en het moet op de juiste manier worden gedaan. Het is dus zinvol om hulp te zoeken bij een bron die verbinding kan bieden met betrouwbare expertise, zoals bijvoorbeeld een door Kevin Harrington goedgekeurde accountantsdienst.

Houd er rekening mee dat het veel moeilijker is om boekhoudkundige fouten achteraf te corrigeren. Door te beginnen met een competent ondersteuningssysteem worden financiële transacties juist afgehandeld en worden problemen voorkomen voordat ze het proces gaan vertragen. Preventie is zeker de prijs waard, drie tot tien keer hoger dan de kosten voor het achteraf herstellen van de financiële schade.

De sprong wagen naar online boekhouden vereist een zorgvuldige planning en uitvoering. Door deze stappen te volgen en proactief te zijn bij het beheren van uw financiële documenten, kunt u uw boekhoudproces stroomlijnen en waardevol inzicht krijgen in de financiële gezondheid van uw bedrijf.