3 wichtige Funktionen elektronischer Rechnungssoftware

e-invoicing Software

E-Invoice ist ein System, bei dem B2B-Rechnungen von GSTN elektronisch überprüft werden, bevor sie auf der gemeinsam genutzten GST-Site verwendet werden. Über das Invoice Registration Portal (IRP) wird jeder Rechnung im elektronischen Rechnungssystem eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen. Der Schwellenwert für die elektronische Rechnungsstellung für Business-to-Business-Transaktionen wurde laut einer Mitteilung vom Mai 2023 von 10 crore auf 5 crore gesenkt. Daher müssen Sie ab dem 1. August 2023 für jedes Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen. to-business-Transaktion, wenn der Jahresumsatz Ihres Unternehmens 5.000 Rupien übersteigt.

Automatisierung:

Elektronische Rechnungssoftware ist darauf ausgelegt, den Rechnungsprozess zu automatisieren. Berücksichtigen Sie dies bei der Suche nach Software für die elektronische Rechnungsstellung und priorisieren Sie Optionen, mit denen Sie den Prozess des Sendens und Empfangens von Rechnungen automatisieren können. Die Automatisierung des Rechnungseingangs und -versands beschleunigt nicht nur die Zahlungszeit, sondern kommt Ihrem Unternehmen auch dadurch zugute, dass Kosten gesenkt, die Skalierbarkeit verbessert, pünktliche Zahlungen sichergestellt und die Kapitalrendite maximiert werden.

Integration mit bestehenden Systemen:

Es ist schwierig, einen kontinuierlichen Datenfluss in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten, wenn die E-Invoicing-Lösung nicht mit allen Ihren Geschäftssystemen gut funktioniert oder wenn einige davon, wie z. B. Buchhaltungs- und ERP-Software, problemlos in Software für die elektronische Rechnungsstellung integriert werden können . Viele elektronische Rechnungssysteme müssen für die Verwaltung komplexer Betriebsnetzwerke ausgelegt sein.

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihnen eine sichere und nahtlose Softwareintegration bieten kann, wenn Ihr Unternehmen Abrechnungslösungen benötigt, um Daten in aktuelle Systeme einzuspeisen. Diese Schnittstelle macht den manuellen Datentransfer zwischen verschiedenen Plattformen überflüssig und verbessert so den gesamten Arbeitsablauf. Es bietet eine einheitliche und koordinierte Methode zur Verwaltung der Finanzen innerhalb eines Unternehmens.

Personalisierung

Rechnungen sind ein entscheidender Teil Ihres Brandings, auch wenn sie oft übersehen werden. Das Firmenlogo erscheint auf der einfachsten Rechnung. Gibt es eine bessere Software als eine, mit der Sie ganz einfach Informationen anpassen, Ihre eigene Rechnung erstellen oder eine Rechnungsvorlage aus einer Bibliothek auswählen können, ohne den technischen Support kontaktieren zu müssen? Denken Sie unbedingt daran, dass andere regulatorische Standards gelten, wenn Sie Kunden oder Lieferanten im Ausland haben.

Mit integrierten Multiwährungs- und internationalen Funktionen sollte die richtige E-Rechnungssoftware stets dafür sorgen, dass Sie die Vorschriften einhalten und Ihnen den Ärger mit Steuern und ausländischen Gesetzen ersparen. Zu den Anpassungsfunktionen gehören das Hinzufügen von Firmenlogos, die Anpassung von Rechnungslayouts und die Integration einzigartiger Branding-Elemente. Darüber hinaus muss die Software das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder oder die Änderung bestehender Felder ermöglichen, um für das Unternehmen wichtige Informationen zu erfassen.

Moderne Unternehmen, die operative Exzellenz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften anstreben, greifen nun auf E-Invoicing-Software mit automatisierter Dateneingabe, Anpassung und nahtlosen Integrationsfunktionen. Unternehmen können ihre Produktivität und ihr langfristiges Wachstum steigern, indem sie die Sicherheitsstandards stärken, eine transparentere und effizientere Abrechnungsinfrastruktur entwickeln und ihre Abrechnungsprozesse mit diesen E-Invoicing-Funktionen optimieren.

FAQs-

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?

Da es sich bei der elektronischen Rechnungsstellung um einen automatisierten Dienst handelt, kann der Kunde seine Rechnungsdaten nicht mehr manuell eingeben. Dadurch werden Fehler reduziert, was die Zahl der Streitigkeiten und Rechnungsablehnungen verringert. Rechnungen werden digital überprüft, wodurch eine genaue und zeitnahe Zahlungsabwicklung für Käufer gewährleistet wird.

Was sind IRN und IRP?

Die Rechnungsreferenznummer (IRN) ist eine eindeutige Nummer, die vom Invoice Registration Portal (IRP) als Teil des elektronischen Rechnungssystems erstellt wird und auch als „Hash“ bezeichnet wird. Der Hash wird mithilfe eines Algorithmus gebildet.

Was ist die Frist von sieben Tagen für die elektronische Rechnungsstellung?

Das GST-Netzwerk hat eine Mitteilung herausgegeben, in der ab dem 1. Mai 2023 eine Frist von sieben Tagen für die Meldung von Rechnungen und Belegen an das IRP festgelegt wird.

Für wen gilt die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung gilt für GST-registrierte Personen, deren Gesamtumsatz in früheren Geschäftsjahren (2017-18 bis 2021-22) 20.000 Rupien überschritten hat. Ab dem 1. August 2023 gilt es für diejenigen, deren Umsatz zwischen mehr als 5 und 10.000.000 Rupien liegt.