Der innovativste Ansatz zur Dokumentenverarbeitung war einst die optische Zeichenerkennung (OCR). Es ermöglichte Teams, Text aus Dokumentbilddateien zu kopieren und einzufügen, was ihre Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverarbeitung völlig revolutionierte. Allerdings kratzt OCR nur an der Oberfläche der Möglichkeiten, die die Dokumentendigitalisierung im Zeitalter von KI und digitalen Transformationen bietet.
Gescannte Dokumente werden mithilfe der OCR-Technologie in durchsuchbare und bearbeitbare digitale Dateien umgewandelt. Hierbei werden Formerkennungsalgorithmen verwendet, um Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern zu extrahieren. Die OCR-Technologie entwickelt sich weiter, um Text präzise und erfolgreich zu erkennen.
In diesem Artikel beschreiben wir das Was und Wie dieses Dokumentenscanvorgangs. Beginnen wir mit einer detaillierteren Beschreibung von OCR.
Was ist OCR?
OCR ist, wie in der Einleitung erwähnt, im Wesentlichen eine Texterkennungstechnologie. Diese Textextraktion kann dabei helfen, Text aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, z. B. Fotos, Zeitungen und das Scannen handschriftlicher Dokumente. OCR analysiert Dokumente, um genaue Konvertierungsergebnisse zu erzielen. Dies umfasst Vorverarbeitung, Konvertierung und Nachbearbeitung. Durch Zeichensegmentierung und andere Methoden wird sichergestellt, dass Text und Bild übereinstimmen.
Was ist Dokumentenscannen und wie funktioniert es mit OCR?
Bei der sogenannten Dokumentendigitalisierung handelt es sich um den Prozess der Umwandlung physischer Dokumente in digitale Dokumente, um eine virtuelle Speicherung, Sammlung und Verarbeitung zu ermöglichen. Nahezu alle Phasen des Dokumentlebenszyklus, einschließlich Import, Kategorisierung, Datenkennzeichnung, Datenüberprüfung und Datenexport, sind mittlerweile in der Dokumentendigitalisierung enthalten.
Teams können Text, der auf gescannten oder abgebildeten Dokumenten erscheint, kopieren, einfügen und für andere Zwecke wiederverwenden, nachdem er durch OCR in auswählbare und bearbeitbare Zeichen umgewandelt wurde. OCR ist ein leistungsstarkes Tool zum Scannen von Dokumenten, da es Teams ermöglicht, Dokumentdaten zu kopieren und in Datenbanken einzufügen, anstatt sie erneut eingeben zu müssen.
Rolle von OCR beim Scannen von Dokumenten
Die Möglichkeiten, Informationen zu nutzen und zu organisieren, waren dank der Digitalisierung noch nie so vielfältig. OCR-Software wie JPG to Text analysiert die visuellen Eigenschaften von Zeichen wie Form, Größe und Muster, um sie zu erkennen und in maschinencodierten Text umzuwandeln. Das Ergebnis kann elektronisch gespeichert, bearbeitet, durchsucht und geteilt werden, was eine nahtlose Integration in digitale Systeme ermöglicht.
Verbesserte Suchmöglichkeiten
Die OCR-Technologie hilft dabei, Dokumente zu indizieren und durchsuchbar zu machen, sodass kein manuelles Scannen oder mühsames Navigieren erforderlich ist. Benutzer können bestimmte Informationen in einem Dokument oder einer großen Datenbank schnell finden, was die Produktivität steigert und wertvolle Zeit spart.
Erhöhte Zugänglichkeit
Durch die Konvertierung physischer Dokumente in digitale Formate ermöglicht OCR Menschen mit Sehbehinderungen oder Leseschwierigkeiten den Zugriff auf und das Verständnis von Texten. Konvertierte Dokumente können mithilfe von Text-to-Speech-Technologien vorgelesen oder mit größeren Schriftarten angezeigt werden, was die Inklusion und den gleichberechtigten Zugang zu Informationen fördert.
Effiziente Datenextraktion
OCR erleichtert die automatisierte Extraktion relevanter Daten aus Dokumenten und macht eine manuelle Dateneingabe überflüssig. So können beispielsweise Rechnungen, Formulare oder Quittungen verarbeitet und die extrahierten Daten direkt in Datenbanken oder Buchhaltungssysteme integriert werden. Dies trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die allgemeine Datengenauigkeit zu verbessern.
Platz- und Kosteneinsparungen
Die physische Aufbewahrung von Dokumenten kann umständlich sein und einen erheblichen Platz- und Organisationsaufwand erfordern. Durch das Scannen von Dokumenten mithilfe von OCR entfällt die Notwendigkeit einer erheblichen physischen Speicherung, wodurch die mit dem Drucken, Archivieren und Suchen verbundenen Kosten gesenkt werden. Außerdem wird das Risiko minimiert, dass Dokumente verloren gehen, weil sie beschädigt oder verlegt werden.
OCR-Anwendungen
Mit der Weiterentwicklung der OCR wird erwartet, dass sie noch innovativere Anwendungen findet und die Art und Weise, wie wir mit Textinformationen interagieren und diese verwalten, verändert.
Archivierung von Dokumenten
OCR spielt eine entscheidende Rolle bei der Erhaltung und Digitalisierung historischer Dokumente, Bücher und Manuskripte. Viele unschätzbar wertvolle Texte und Dokumente werden in physischer Form gespeichert und können im Laufe der Zeit verfallen. Diese Dokumente können in ein digitales Format umgewandelt werden, um ihre Langlebigkeit und Zugänglichkeit für künftige Generationen sicherzustellen. OCR erfasst den Text und die Struktur von Dokumenten und erleichtert so das Auffinden und Aufbewahren bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos von Beschädigung oder Verlust. Diese Anwendung ist besonders wertvoll für Bibliotheken, Museen und Archiveinrichtungen, die sich den Schutz des kulturellen Erbes zum Ziel gesetzt haben.
Dokumentenerkennung und -sortierung
Mit der OCR-Technologie können Sie verschiedene Arten von Dokumenten anhand ihres Inhalts automatisch erkennen und klassifizieren. Rechnungen, Verträge, Reisepässe und alle anderen Arten von Dokumenten, die üblicherweise in Unternehmen verwendet werden, können durch OCR-Algorithmen erkannt und klassifiziert werden. Dieser automatisierte Erkennungs- und Sortierprozess trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagement zu rationalisieren, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Beispielsweise kann OCR in einem umfangreichen Verwaltungsprozess eingehende Dokumente genau klassifizieren und sie zur weiteren Verarbeitung an die entsprechenden Abteilungen oder Personen weiterleiten. Es ist besonders nützlich in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und dem Recht, wo das Dokumentenvolumen beträchtlich sein kann.
Inhalte aus Bildern extrahieren
Die OCR-Technologie ist nicht nur auf gescannte Dokumente beschränkt, sondern ermöglicht auch das Extrahieren von Text aus Bildern oder Screenshots. Mit dieser Fähigkeit können visuelle Inhaltsinformationen effizient verarbeitet und analysiert werden. Beispielsweise generieren Social-Media-Plattformen große Mengen an bildbasierten Inhalten wie Memes, Infografiken oder Produkt-Screenshots. OCR kann Text aus diesen Bildern extrahieren und ihn in bearbeitbare und durchsuchbare Formate umwandeln. Dies vereinfacht die Interpretation, Übersetzung oder Datenextraktion. Content-Ersteller, Vermarkter und Forscher können von dieser Anwendung profitieren, indem sie schnell wertvolle Informationen aus visuellen Quellen extrahieren.
Sprachübersetzung
Die Integration von OCR mit Übersetzungstools eröffnet neue Möglichkeiten für mehrsprachige Kommunikation und Verständigung. OCR-Technologie kann gedruckten oder handgeschriebenen Text in einer Sprache in eine andere umwandeln und so Sprachbarrieren leichter überwinden und die Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder Organisationen erleichtern. Beispielsweise kann ein Reisender in einem fremden Land Übersetzungs-Apps mit OCR-Technologie nutzen, um Schilder, Speisekarten oder Dokumente in Echtzeit zu erfassen und zu übersetzen.
Ebenso können Unternehmen, die auf internationalen Märkten tätig sind, OCR- und Übersetzungstools nutzen, um in verschiedenen Sprachen verfasste Dokumente zu verarbeiten und zu verstehen und so ihre Effizienz und Genauigkeit im globalen Betrieb zu verbessern.
Abschluss
OCR ist unter vielen Umständen von Vorteil, besonders nützlich ist es jedoch beim Scannen von Dokumenten. Es spart eine Menge Ressourcen und liefert präzise und genaue Ergebnisse. Das Scannen von Dokumenten wird durch die Technologie verändert, indem Bilder in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umgewandelt werden. Die präzise Datenextraktion aus unzugänglichen Dateien ermöglicht eine breite industrielle Anwendung.