No importa qué tan bueno sea su software, los usuarios necesitan saber cómo funciona y qué hace. Por lo tanto, cualquier incorporación de una herramienta comercial automatizada debe ir acompañada de una formación adecuada; El software del sistema de gestión de almacenes (WMS) no es una excepción.
El software WMS es una solución digital completa para empresas de fabricación, venta minorista, distribución y cumplimiento. Estas herramientas automatizadas rastrean los productos a lo largo de todas las etapas de la cadena de suministro y brindan a las empresas información sobre sus operaciones.
El mejor software WMS permite a las empresas optimizar y escalar sus operaciones sin aumentar necesariamente los costos operativos. Pero para ello, las empresas deben organizar una formación de calidad para sus empleados para optimizar sus características y beneficios.
Si se pregunta quién está más calificado para hacer esto, siga leyendo para conocer más de cerca los conceptos básicos de la capacitación en software WMS.
1. ¿Quién brinda capacitación sobre el software WMS?
El proveedor de software WMS es la entidad mejor cualificada para impartir formación a sus clientes. En ocasiones estas sesiones se pueden concertar de forma gratuita si se incluyen en los costes de compra. Se pueden contratar consultores externos cuando el cliente desee una formación exhaustiva sobre el software WMS.
Las empresas de software y los consultores siguen diferentes modelos de capacitación, pero la mayoría realiza conferencias y presentaciones presenciales y externas sobre el sistema y su funcionamiento. Dependiendo del número de usuarios y de los acuerdos específicos con los clientes, el proveedor puede organizar una “capacitación de superusuarios”, donde reúne a gerentes de área con mayor acceso al software para luego capacitar a su equipo.
A veces, en el sitio web del proveedor hay disponibles seminarios en línea que pueden resultar útiles, especialmente para grandes empresas con varios almacenes.
2. ¿Quién debería participar en la capacitación sobre software WMS?
El personal asignado a tareas específicas en el área de almacenamiento suele utilizar el software del sistema de gestión de almacenes. Los gerentes o supervisores de departamento suelen ser el primer grupo de aprendices y se espera que capaciten a otros, por ejemplo, trabajadores en las áreas de entrada, salida y preparación de pedidos.
Es aconsejable organizar una formación periódica y exhaustiva sobre el software WMS para todo el personal, dadas las tasas de rotación del sector. Esto permite a los empleados maximizar sus operaciones, independientemente de sus roles y asignaciones, que es el objetivo principal del software WMS. Una formación integral aumenta la motivación de los empleados y contribuye a su eficiencia. Saber que tienen la oportunidad de ascender en la escala social ayuda a aumentar la retención de empleados.
Además, la capacitación debe incluir a ejecutivos que no necesariamente utilizan la herramienta a diario, pero que necesitan comprender sus características y operaciones específicas, como la generación de informes y el análisis de datos.
La formación debe ser práctica y relevante, independientemente de los participantes destinatarios y de las tecnologías de formación avanzadas. Debe abordar temas esenciales que resuenan en el personal que desea aumentar su productividad y eficiencia.
3. ¿Cuál es el mejor enfoque para la formación en software WMS?
Las preferencias de aprendizaje difieren de persona a persona. Pero la “capacitación de superusuarios” puede ser un enfoque común, porque estos empleados de nivel medio tienen más acceso que otros empleados del almacén. Lo ideal es que también tengan más experiencia y puedan interesarse más por los temas tratados, a menos que su nivel de conocimientos informáticos sea bajo.
En almacenes grandes, organizar varias sesiones puede ser una buena idea siempre que estos usuarios transmitan sus conocimientos a otros utilizando las herramientas WMS existentes. Lo ideal sería que las sesiones se llevaran a cabo in situ para facilitar la formación práctica, que sin duda es más eficaz que las discusiones fuera del sitio. Al final de la capacitación, los organizadores deben medir la efectividad de la capacitación solicitando comentarios a los participantes.
Se pueden reservar conferencias externas cuando el personal de los clientes tenga suficiente experiencia con el software WMS. Pueden interactuar de manera más efectiva sobre las brechas, compartir mejores prácticas y brindar comentarios valiosos para ayudar a mejorar o actualizar la herramienta.
4. ¿Cuándo debería realizarse la capacitación sobre software WMS?
La capacitación sobre el software WMS debe llevarse a cabo cuando el sistema esté operativo y las características y funcionalidades estén implementadas. Además, las empresas deben abordar desafíos comunes que pueden obstaculizar el éxito de la capacitación.
Antes de la formación, explique por qué la empresa necesita el software y cómo puede utilizarlo en su beneficio. Al hacerlo, se puede esperar reducir la resistencia y las impresiones negativas con respecto a los cambios operativos propuestos.
Y por cuánto tiempo ?
La duración de la formación depende de los requisitos de la empresa y del nivel de participación e interactividad de la audiencia. Las sesiones se pueden dividir en varias sesiones para presentaciones inclusivas donde la empresa prefiere un número reducido de participantes.
Sin embargo, los factores más importantes que influyen en la duración de la formación son las funciones de software disponibles y el funcionamiento del almacén. Los sistemas básicos se pueden completar en al menos un día, mientras que los sistemas más complejos requieren unos días o semanas para completarse. Sin embargo, algunos comercios podrán solicitar al menos dos sesiones para mantener las operaciones durante las clases.
Una vez que el personal del almacén sea lo suficientemente capaz de utilizar la herramienta, puede crear un vídeo o un seminario web internamente y utilizar la plataforma de almacenamiento en la nube para permitir que el personal recién contratado acceda a ella.
Conclusión
Se requiere una formación integral para cualquier implementación de software de sistema de gestión de almacenes (WMS). Y una formación exitosa tiene dos elementos: preparación del software y preparación del usuario. La empresa de almacenamiento, proveedor o consultor debe cubrir todos los aspectos operativos, mientras que los usuarios deben comprender el por qué, el qué, el quién y el cómo de la conferencia, para poder generar resultados favorables.