El enfoque más innovador para el procesamiento de documentos fue, en algún momento, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Permitió a los equipos copiar y pegar texto de archivos de imágenes de documentos, revolucionando por completo sus flujos de trabajo de procesamiento de documentos. Sin embargo, el OCR solo toca la superficie de las posibilidades que ofrece la digitalización de documentos en la era de la IA y las transformaciones digitales.
Los documentos escaneados se convierten en archivos digitales editables y con capacidad de búsqueda mediante tecnología OCR. Utiliza algoritmos de reconocimiento de formas para extraer texto de documentos o imágenes escaneados. La tecnología OCR se está desarrollando para reconocer texto con precisión y éxito.
En este artículo, describiremos el qué y cómo de este proceso de escaneo de documentos. Comencemos describiendo el OCR con más detalle.
¿Qué es el OCR?
OCR, como se indicó en la introducción, es esencialmente una tecnología de reconocimiento de texto. Esta extracción de texto puede ayudar a extraer texto de diversas fuentes, como fotografías, periódicos y escaneo de documentos escritos a mano. OCR analiza documentos para producir resultados de conversión precisos. Esto incluye preprocesamiento, conversión y posprocesamiento. La segmentación de caracteres y otros métodos ayudan a garantizar que el texto y la imagen coincidan.
¿Qué es el escaneo de documentos y cómo funciona con OCR?
La digitalización de documentos, como se la llama, es el proceso de transformar documentos físicos en documentos digitales para permitir el almacenamiento, la recopilación y el procesamiento virtuales. Casi todas las etapas del ciclo de vida del documento, incluida la importación, categorización, etiquetado de datos, revisión de datos y exportación de datos, ahora se incluyen en la digitalización de documentos.
Los equipos pueden copiar, pegar y reutilizar el texto que aparece en documentos escaneados o con imágenes para otros fines después de que OCR lo haya convertido en caracteres seleccionables y editables. OCR es una herramienta poderosa para escanear documentos porque permite a los equipos copiar y pegar datos de documentos en bases de datos en lugar de tener que escribirlos nuevamente.
Papel del OCR en el escaneo de documentos
Las posibilidades de utilizar y organizar la información nunca han sido tan numerosas gracias a la digitalización. El software OCR, como JPG a texto, analiza las características visuales de los caracteres, como la forma, el tamaño y el patrón, para reconocerlos y convertirlos en texto codificado por máquina. El resultado se puede almacenar, editar, buscar y compartir electrónicamente, lo que permite una integración perfecta en los sistemas digitales.
Posibilidades de búsqueda mejoradas
La tecnología OCR ayuda a indexar documentos y hacer que se puedan buscar, eliminando la necesidad de escaneo manual o navegación tediosa. Los usuarios pueden localizar rápidamente información específica dentro de un documento o base de datos grande, mejorando la productividad y ahorrando tiempo valioso.
Mayor accesibilidad
OCR permite a las personas con discapacidad visual o dificultades de lectura acceder y comprender texto mediante la conversión de documentos físicos a formatos digitales. Los documentos convertidos se pueden leer en voz alta utilizando tecnologías de conversión de texto a voz o mostrarse con fuentes más grandes, promoviendo la inclusión y el acceso equitativo a la información.
Extracción de datos eficiente
OCR facilita la extracción automatizada de datos relevantes de los documentos, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. Por ejemplo, se pueden procesar facturas, formularios o recibos y los datos extraídos se pueden integrar directamente en bases de datos o sistemas contables. Esto ayuda a reducir errores, acelerar los flujos de trabajo y mejorar la precisión general de los datos.
Ahorro de espacio y costes
El almacenamiento físico de documentos puede resultar engorroso y requerir un espacio y un esfuerzo organizativo considerables. Escanear documentos usando OCR elimina la necesidad de un almacenamiento físico significativo, lo que reduce los costos asociados con la impresión, el archivo y la búsqueda. También minimiza el riesgo de perder documentos por daños o extravío.
Aplicaciones de reconocimiento óptico de caracteres
A medida que avanza el OCR, se espera que encuentre aplicaciones aún más innovadoras, transformando la forma en que interactuamos y gestionamos la información textual.
Archivar documentos
OCR desempeña un papel crucial en la preservación y digitalización de documentos, libros y manuscritos históricos. Muchos textos y documentos de valor incalculable se almacenan en forma física y están sujetos a deterioro con el tiempo. Estos documentos se pueden convertir a formato digital, asegurando su longevidad y accesibilidad para las generaciones futuras. OCR captura el texto y la estructura de los documentos, haciéndolos fáciles de encontrar y conservar, al tiempo que minimiza el riesgo de daño o pérdida. Esta aplicación es particularmente valiosa para bibliotecas, museos e instituciones de archivos que tienen como objetivo salvaguardar el patrimonio cultural.
Reconocimiento y clasificación de documentos.
La tecnología OCR le permite reconocer y clasificar automáticamente diferentes tipos de documentos según su contenido. Los algoritmos OCR pueden reconocer y clasificar facturas, contratos, pasaportes y cualquier otro tipo de documento comúnmente utilizado en las empresas. Este proceso automatizado de reconocimiento y clasificación ayuda a optimizar los flujos de trabajo de gestión de documentos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad. Por ejemplo, en un proceso administrativo a gran escala, OCR puede clasificar con precisión los documentos entrantes y enviarlos a los departamentos o personas adecuados para su posterior procesamiento. Es particularmente útil en industrias como la atención médica, las finanzas y el derecho, donde el volumen de documentos puede ser considerable.
Extraer contenido de imágenes
La tecnología OCR no se limita a documentos escaneados, también permite extraer texto de imágenes o capturas de pantalla. Con esta capacidad, la información del contenido visual se puede procesar y analizar de manera eficiente. Por ejemplo, las plataformas de redes sociales generan grandes cantidades de contenido basado en imágenes, como memes, infografías o capturas de pantalla de productos. OCR puede extraer texto de estas imágenes y transformarlo en formatos editables y con capacidad de búsqueda. Esto simplifica la interpretación, traducción o extracción de datos. Los creadores de contenido, especialistas en marketing e investigadores pueden beneficiarse de esta aplicación al extraer rápidamente información valiosa de fuentes visuales.
Traducción de idiomas
La integración de OCR con herramientas de traducción abre nuevas posibilidades para la comunicación y comprensión multilingüe. La tecnología OCR puede convertir texto impreso o escrito a mano en un idioma a otro, lo que facilita la superación de las barreras del idioma y facilita la comunicación entre personas u organizaciones. Por ejemplo, un viajero en un país extranjero puede utilizar aplicaciones de traducción con tecnología OCR para capturar y traducir carteles, menús o documentos en tiempo real.
Asimismo, las empresas que operan en mercados internacionales pueden aprovechar las herramientas de traducción y OCR para procesar y comprender documentos escritos en diferentes idiomas, mejorando así su eficiencia y precisión en las operaciones globales.
Conclusión
El OCR es beneficioso en muchas circunstancias, pero resulta especialmente útil al escanear documentos. Ahorra una gran cantidad de recursos y proporciona resultados precisos y exactos. El escaneo de documentos se modifica mediante la tecnología transformando imágenes en texto editable y con capacidad de búsqueda. La extracción precisa de datos de archivos inaccesibles permite una aplicación industrial generalizada.