L’approccio più innovativo all’elaborazione dei documenti era, un tempo, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Ha consentito ai team di copiare e incollare testo da file di immagini di documenti, rivoluzionando completamente i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti. Tuttavia, l’OCR rappresenta solo la superficie delle possibilità offerte dalla digitalizzazione dei documenti nell’era dell’intelligenza artificiale e delle trasformazioni digitali.
I documenti scansionati vengono convertiti in file digitali ricercabili e modificabili utilizzando la tecnologia OCR. Utilizza algoritmi di riconoscimento della forma per estrarre il testo da documenti o immagini scansionati. La tecnologia OCR si sta sviluppando per riconoscere il testo in modo accurato e efficace.
In questo articolo, descriveremo cosa e come di questo processo di scansione dei documenti. Iniziamo descrivendo l'OCR in modo più dettagliato.
Cos'è l'OCR?
L'OCR, come affermato nell'introduzione, è essenzialmente una tecnologia di riconoscimento del testo. Questa estrazione del testo può aiutare a estrarre testo da varie fonti, come fotografie, giornali e scansione di documenti scritti a mano. L'OCR analizza i documenti per produrre risultati di conversione accurati. Ciò include la pre-elaborazione, la conversione e la post-elaborazione. La segmentazione dei caratteri e altri metodi aiutano a garantire la corrispondenza del testo e dell'immagine.
Cos'è la scansione dei documenti e come funziona con l'OCR?
La digitalizzazione dei documenti, come viene chiamata, è il processo di trasformazione dei documenti fisici in documenti digitali per consentire l'archiviazione, la raccolta e l'elaborazione virtuale. Quasi tutte le fasi del ciclo di vita del documento, tra cui importazione, categorizzazione, etichettatura dei dati, revisione ed esportazione dei dati, sono ora incluse nella digitalizzazione dei documenti.
I team possono copiare, incollare e riutilizzare il testo che appare su documenti scansionati o sottoposti a immagini per altri scopi dopo che è stato convertito dall'OCR in caratteri selezionabili e modificabili. L'OCR è un potente strumento per la scansione dei documenti perché consente ai team di copiare e incollare i dati dei documenti nei database invece di doverli digitare nuovamente.
Ruolo dell'OCR nella scansione di documenti
Le possibilità di fruizione e organizzazione delle informazioni non sono mai state così numerose grazie alla digitalizzazione. Il software OCR come JPG to text analizza le caratteristiche visive dei caratteri, come forma, dimensione e modello, per riconoscerli e convertirli in testo codificato dalla macchina. Il risultato può essere archiviato, modificato, cercato e condiviso elettronicamente, consentendo una perfetta integrazione nei sistemi digitali.
Possibilità di ricerca migliorate
La tecnologia OCR aiuta a indicizzare i documenti e a renderli ricercabili, eliminando la necessità di scansione manuale o navigazione noiosa. Gli utenti possono individuare rapidamente informazioni specifiche all'interno di un documento o di un database di grandi dimensioni, migliorando la produttività e risparmiando tempo prezioso.
Maggiore accessibilità
L'OCR consente alle persone con disabilità visive o difficoltà di lettura di accedere e comprendere il testo convertendo i documenti fisici in formati digitali. I documenti convertiti possono essere letti ad alta voce utilizzando tecnologie di sintesi vocale o visualizzati con caratteri più grandi, promuovendo l'inclusione e la parità di accesso alle informazioni.
Estrazione efficiente dei dati
L'OCR facilita l'estrazione automatizzata dei dati rilevanti dai documenti, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati. Ad esempio, è possibile elaborare fatture, moduli o ricevute e i dati estratti possono essere integrati direttamente in database o sistemi contabili. Ciò aiuta a ridurre gli errori, accelerare i flussi di lavoro e migliorare la precisione complessiva dei dati.
Risparmio di spazio e costi
L'archiviazione fisica dei documenti può essere scomoda e richiedere notevole spazio e impegno organizzativo. La scansione di documenti tramite OCR elimina la necessità di un notevole spazio di archiviazione fisica, riducendo i costi associati alla stampa, all'archiviazione e alla ricerca. Riduce inoltre al minimo il rischio di perdere i documenti a causa del danneggiamento o dello smarrimento.
Applicazioni OCR
Con l’avanzare dell’OCR, si prevede che troverà applicazioni ancora più innovative, trasformando il modo in cui interagiamo e gestiamo le informazioni testuali.
Archiviazione documenti
L'OCR svolge un ruolo cruciale nella conservazione e digitalizzazione di documenti storici, libri e manoscritti. Molti testi e documenti di valore inestimabile sono archiviati in forma fisica e sono soggetti a deterioramento nel tempo. Questi documenti possono essere convertiti in formato digitale, garantendone la longevità e l'accessibilità per le generazioni future. L'OCR acquisisce il testo e la struttura dei documenti, facilitandone la ricerca e la conservazione e riducendo al minimo il rischio di danni o perdite. Questa applicazione è particolarmente preziosa per biblioteche, musei e istituzioni archivistiche che mirano a salvaguardare il patrimonio culturale.
Riconoscimento e ordinamento dei documenti
La tecnologia OCR consente di riconoscere e classificare automaticamente diversi tipi di documenti in base al loro contenuto. Fatture, contratti, passaporti e qualsiasi altro tipo di documento comunemente utilizzato nelle aziende possono essere riconosciuti e classificati dagli algoritmi OCR. Questo processo di riconoscimento e smistamento automatizzato aiuta a semplificare i flussi di lavoro di gestione dei documenti, con conseguente aumento di efficienza e produttività. Ad esempio, in un processo amministrativo su larga scala, l'OCR può classificare accuratamente i documenti in entrata e indirizzarli ai dipartimenti o agli individui appropriati per l'ulteriore elaborazione. È particolarmente utile in settori quali quello sanitario, finanziario e legale, dove il volume dei documenti può essere considerevole.
Estrazione di contenuti dalle immagini
La tecnologia OCR non si limita ai documenti scansionati, ma consente anche di estrarre testo da immagini o screenshot. Con questa funzionalità, le informazioni sui contenuti visivi possono essere elaborate e analizzate in modo efficiente. Ad esempio, le piattaforme di social media generano grandi quantità di contenuti basati su immagini come meme, infografiche o screenshot di prodotti. L'OCR può estrarre testo da queste immagini e trasformarlo in formati modificabili e ricercabili. Ciò semplifica l'interpretazione, la traduzione o l'estrazione dei dati. Creatori di contenuti, esperti di marketing e ricercatori possono trarre vantaggio da questa applicazione estraendo rapidamente informazioni preziose da fonti visive.
Traduzione linguistica
L'integrazione dell'OCR con gli strumenti di traduzione apre nuove possibilità per la comunicazione e la comprensione multilingue. La tecnologia OCR può convertire il testo stampato o scritto a mano in una lingua in un'altra, rendendo più semplice il superamento delle barriere linguistiche e facilitando la comunicazione tra individui o organizzazioni. Ad esempio, un viaggiatore in un paese straniero può utilizzare app di traduzione con tecnologia OCR per acquisire e tradurre segnali, menu o documenti in tempo reale.
Allo stesso modo, le aziende che operano sui mercati internazionali possono sfruttare l’OCR e gli strumenti di traduzione per elaborare e comprendere documenti scritti in diverse lingue, migliorando così la loro efficienza e precisione nelle operazioni globali.
Conclusione
L'OCR è utile in molte circostanze, ma è particolarmente utile durante la scansione di documenti. Risparmia un sacco di risorse e fornisce risultati precisi e accurati. La scansione dei documenti viene modificata dalla tecnologia trasformando le immagini in testo ricercabile e modificabile. L'estrazione precisa dei dati da file inaccessibili consente un'applicazione industriale diffusa.