Hoe goed uw software ook is, gebruikers moeten weten hoe deze werkt en wat deze doet. Daarom moet elke toevoeging van een geautomatiseerd commercieel instrument gepaard gaan met adequate training; Software voor magazijnbeheersystemen (WMS) vormt daarop geen uitzondering.
WMS-software is een complete digitale oplossing voor productie-, detailhandel-, distributie- en fulfilmentbedrijven. Deze geautomatiseerde tools volgen goederen door alle stadia van de toeleveringsketen en bieden bedrijven inzicht in hun activiteiten.
Met de beste WMS-software kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen en schalen zonder noodzakelijkerwijs de operationele kosten te verhogen. Maar om dit te kunnen doen, moeten bedrijven kwaliteitstrainingen voor hun werknemers organiseren om hun functies en voordelen te optimaliseren.
Als u zich afvraagt wie hiervoor het meest gekwalificeerd is, lees dan verder om de basisprincipes van WMS-softwaretraining nader te bekijken.
1. Wie geeft WMS-softwaretrainingen?
De WMS-softwareleverancier is de entiteit die het best gekwalificeerd is om training aan zijn klanten te geven. Soms kunnen deze sessies gratis worden geregeld als ze bij de aanschafkosten zijn inbegrepen. Externe consultants kunnen worden ingeschakeld wanneer de klant een diepgaande training wenst over WMS-software.
Softwarebedrijven en consultants volgen verschillende trainingsmodellen, maar de meeste houden conferenties en presentaties op locatie en elders over het systeem en hoe het werkt. Afhankelijk van het aantal gebruikers en specifieke overeenkomsten met klanten kan de leverancier ‘superusertraining' organiseren, waarbij hij gebiedsmanagers met bredere toegang tot de software samenbrengt om vervolgens hun team te trainen.
Soms zijn er online seminars beschikbaar op de website van de leverancier, wat handig kan zijn, vooral voor grote bedrijven met meerdere magazijnen.
2. Wie moet deelnemen aan WMS-softwaretraining?
Software voor magazijnbeheersystemen wordt vaak gebruikt door personeel dat is toegewezen aan specifieke taken in de opslagruimte. Afdelingsmanagers of supervisors vormen vaak de eerste groep stagiairs en er wordt van hen verwacht dat ze anderen trainen, bijvoorbeeld werknemers in de in-, uitgangs- en orderverzamelgebieden.
Het is verstandig om periodieke en uitgebreide WMS-softwaretrainingen te organiseren voor al het personeel, gezien het verloop in de branche. Hierdoor kunnen werknemers hun activiteiten maximaliseren, ongeacht hun rollen en opdrachten, wat het hoofddoel van WMS-software is. Uitgebreide training verhoogt de motivatie van medewerkers en draagt bij aan hun efficiëntie. De wetenschap dat ze een kans hebben om hogerop te komen, helpt het personeelsbehoud te vergroten.
Bovendien moet de training ook gericht zijn op leidinggevenden die de tool niet noodzakelijkerwijs dagelijks gebruiken, maar die de specifieke kenmerken en werking ervan moeten begrijpen, zoals rapportage en gegevensanalyse.
Training moet praktisch en relevant zijn, ongeacht de beoogde deelnemers en geavanceerde trainingstechnologieën. Het moet essentiële onderwerpen behandelen die resoneren met medewerkers die hun productiviteit en efficiëntie willen verhogen.
3. Wat is de beste aanpak voor WMS-softwaretraining?
Leervoorkeuren verschillen van persoon tot persoon. Maar ‘supergebruikerstraining’ kan een gebruikelijke aanpak zijn, omdat deze medewerkers op het middenniveau meer toegang hebben dan andere magazijnmedewerkers. Idealiter hebben ze ook meer ervaring en kunnen ze meer geïnteresseerd raken in de behandelde onderwerpen, tenzij hun niveau van computerkennis laag is.
In grote magazijnen kan het hosten van meerdere sessies een goed idee zijn, zolang deze gebruikers hun kennis doorgeven aan anderen met behulp van bestaande WMS-tools. Idealiter zouden de sessies ter plaatse gehouden moeten worden om praktische training te vergemakkelijken, wat ongetwijfeld effectiever is dan discussies buiten de locatie. Aan het einde van de training moeten organisatoren de effectiviteit van de training meten door de deelnemers om feedback te vragen.
Offsite conferenties kunnen geboekt worden als het personeel van de klant voldoende ervaring heeft met WMS-software. Ze kunnen effectiever communiceren over lacunes, best practices delen en waardevolle feedback geven om de tool te helpen verbeteren of upgraden.
4. Wanneer moet de WMS-softwaretraining plaatsvinden?
WMS-softwaretraining moet worden uitgevoerd wanneer het systeem operationeel is en de functies en functionaliteit aanwezig zijn. Bovendien moeten bedrijven gemeenschappelijke uitdagingen aanpakken die het succes van trainingen kunnen belemmeren.
Leg vóór de training uit waarom het bedrijf de software nodig heeft en hoe het deze in zijn voordeel kan gebruiken. Door dit te doen, kan men hopen de weerstand en negatieve indrukken met betrekking tot voorgestelde operationele veranderingen te verminderen.
En voor hoe lang?
De duur van de training hangt af van de vereisten van het bedrijf en de mate van betrokkenheid en interactiviteit van het publiek. Sessies kunnen worden opgesplitst in meerdere sessies voor inclusieve presentaties waarbij het bedrijf de voorkeur geeft aan een beperkt aantal deelnemers.
De grootste factoren die van invloed zijn op de trainingsduur zijn echter de beschikbare softwarefuncties en de werking van het magazijn. Basissystemen kunnen in minimaal een dag worden voltooid, terwijl voor complexere systemen een paar dagen of weken nodig zijn. Sommige bedrijven kunnen echter ten minste twee sessies aanvragen om tijdens de lessen door te kunnen gaan.
Zodra het magazijnpersoneel voldoende in staat is om de tool te bedienen, kunnen ze intern een video of webinar maken en het cloudopslagplatform gebruiken om nieuw aangenomen personeel er toegang toe te geven.
Conclusie
Voor elke software-implementatie van een Warehouse Management Systeem (WMS) is een uitgebreide training vereist. En succesvolle training bestaat uit twee elementen: softwarevoorbereiding en gebruikersvoorbereiding. Het opslagbedrijf, de verkoper of de consultant moet alle operationele aspecten behandelen, terwijl gebruikers het waarom, wat, wie en hoe van de conferentie moeten begrijpen om gunstige resultaten te genereren.