Quelle que soit la qualité de votre logiciel, il faut que les utilisateurs sachent comment il fonctionne et ce qu'il fait. Ainsi, tout ajout d'outil commercial automatisé doit être accompagné d'une formation adéquate ; le logiciel de système de gestion d'entrepôt (WMS) ne fait pas exception.
Le logiciel WMS est une solution numérique complète pour les entreprises de fabrication, de vente au détail, de distribution et d'exécution des commandes. Ces outils automatisés permettent de suivre les marchandises à toutes les étapes de la chaîne d'approvisionnement et fournissent aux entreprises des informations sur leurs opérations.
Le meilleur logiciel WMS permet aux entreprises de rationaliser et de faire évoluer leurs opérations sans nécessairement augmenter les coûts opérationnels. Mais pour ce faire, les entreprises doivent organiser une formation de qualité pour leurs employés afin d'optimiser leurs fonctionnalités et leurs avantages.
Si vous vous demandez qui est le plus qualifié pour le faire, lisez ce qui suit pour examiner de plus près les bases de la formation aux logiciels WMS.
1. Qui fournit la formation au logiciel WMS ?
Le fournisseur du logiciel WMS est l'entité la plus qualifiée pour fournir une formation à ses clients. Parfois, ces sessions peuvent être organisées gratuitement si elles sont incluses dans les coûts d'achat. Des consultants tiers peuvent être engagés lorsque le client souhaite une formation approfondie sur le logiciel WMS.
Les sociétés de logiciels et les consultants adhèrent à différents modèles de formation, mais la plupart d'entre eux organisent des conférences et des présentations sur site et hors site sur le système et son fonctionnement. En fonction du nombre d'utilisateurs et d'accords spécifiques avec les clients, le fournisseur peut organiser une “formation de super-utilisateur”, dans le cadre de laquelle il rassemble les chefs de secteur ayant un accès plus large au logiciel pour former ensuite leur équipe.
Parfois, des séminaires en ligne sont accessibles sur le site du fournisseur, ce qui peut être utile, notamment pour les grandes entreprises disposant de plusieurs entrepôts.
2. Qui doit participer à la formation sur le logiciel WMS ?
Le logiciel du système de gestion d'entrepôt est souvent utilisé par le personnel affecté à des tâches spécifiques dans la zone de stockage. Les chefs de service ou les superviseurs constituent souvent le premier groupe de stagiaires et sont censés former d'autres personnes, par exemple, les travailleurs des zones d'entrée, de sortie et de préparation des commandes.
Il est judicieux d'organiser une formation périodique et complète au logiciel WMS pour l'ensemble du personnel, compte tenu des taux de rotation dans le secteur. Cela permet aux employés de maximiser leurs opérations, quels que soient leurs rôles et leurs affectations, ce qui est l'objectif principal du logiciel WMS. Une formation complète permet d'accroître la motivation des employés et contribue à leur efficacité. Le fait de savoir qu'ils ont une chance de gravir les échelons contribue à augmenter la rétention des employés.
De plus, la formation doit inclure les cadres qui n'utilisent pas nécessairement l'outil au quotidien mais qui doivent comprendre ses fonctionnalités et ses opérations spécifiques, comme la création de rapports et l'analyse de données.
La formation doit être pratique et pertinente, quels que soient les participants ciblés et les technologies de formation avancées. Elle doit aborder des sujets essentiels qui trouvent un écho auprès du personnel désireux d'accroître sa productivité et son efficacité.
3. Quelle est la meilleure approche pour la formation au logiciel WMS ?
Les préférences d'apprentissage diffèrent d'une personne à l'autre. Mais la “formation des super-utilisateurs” peut être une approche commune, car ces employés de niveau intermédiaire ont plus d'accès que les autres employés de l'entrepôt. Idéalement, ils ont également plus d'expérience et peuvent s'intéresser plus facilement aux sujets abordés, sauf si leur niveau de connaissances informatiques est faible.
Dans les grands entrepôts, organiser plusieurs sessions peut être une bonne idée tant que ces utilisateurs transmettent leurs connaissances à d'autres personnes utilisant les outils WMS existants. Idéalement, les sessions doivent se dérouler sur place pour faciliter la formation pratique, qui est sans aucun doute plus efficace que les discussions hors site. À la fin de la formation, les organisateurs doivent mesurer l'efficacité de la formation en demandant aux participants de donner leur avis.
Les conférences hors site peuvent être réservées lorsque le personnel des clients a suffisamment d'expérience du logiciel WMS. Ils peuvent interagir plus efficacement sur les lacunes, partager les meilleures pratiques et fournir des informations précieuses pour aider à améliorer ou mettre à niveau l'outil.
4. Quand la formation au logiciel WMS doit-elle avoir lieu ?
La formation au logiciel WMS doit être effectuée lorsque le système est opérationnel et que les caractéristiques et fonctionnalités sont en place. En outre, les entreprises doivent relever les défis communs qui peuvent entraver le succès de la formation.
Avant la formation, expliquez pourquoi l'entreprise a besoin du logiciel et comment elle peut l'utiliser à son avantage. En agissant ainsi, on peut espérer réduire la résistance et les impressions négatives concernant les changements opérationnels proposés.
Et pour combien de temps ?
La durée de la formation dépend des exigences de l'entreprise et du degré d'engagement et d'interactivité de l'auditoire. Les séances peuvent être divisées en plusieurs sessions pour les présentations inclusives où l'entreprise préfère un nombre réduit de participants.
Cependant, les plus grands facteurs qui influencent la durée de la formation sont les fonctionnalités disponibles du logiciel et le fonctionnement de l'entrepôt. Les systèmes de base peuvent être réalisés en une journée au moins, tandis que les systèmes plus complexes nécessitent quelques jours ou semaines pour être terminés. Cependant, certaines entreprises peuvent demander au moins deux sessions pour maintenir leurs opérations pendant les cours.
Une fois que le personnel de l'entrepôt est suffisamment capable de faire fonctionner l'outil, il peut créer une vidéo ou un webinaire en interne et utiliser la plateforme de stockage en nuage pour permettre au personnel nouvellement embauché d'y accéder.
Conclusion
Une formation complète est nécessaire pour toute mise en œuvre d'un logiciel de système de gestion d'entrepôt (WMS). Et une formation réussie comporte deux éléments : la préparation du logiciel et celle de l'utilisateur. La société d'entreposage, le vendeur ou le consultant doit couvrir tous les aspects opérationnels, tandis que les utilisateurs doivent comprendre le pourquoi, le quoi, le qui et le comment de la conférence, afin de générer des résultats favorables.