L’équipe dirigeante d’une petite entreprise peut être tout à fait favorable à un mode de fonctionnement souple et à l’utilisation des ressources en ligne. Cependant, le choix du bon service comporte encore de nombreux risques. Par exemple, choisir un fournisseur pour la tenue de la comptabilité signifie littéralement confier les clés financières et la tenue des registres à un tiers. Ce n’est pas quelque chose qu’une entreprise a intérêt à faire avec n’importe qui, surtout aujourd’hui avec les problèmes d’usurpation d’identité, de détournement de fonds numériques et autres.
Faire le grand saut vers la comptabilité en ligne peut changer la donne pour votre entreprise. Elle peut vous faire gagner du temps et de l’argent, et rendre votre comptabilité plus précise et plus efficace. Toutefois, il est important d’aborder cette transition correctement pour qu’elle se déroule sans heurts et avec succès.
Voici quelques étapes importantes à franchir pour passer à la comptabilité en ligne :
1. Recherchez et choisissez le bon logiciel : Il existe de nombreux logiciels de comptabilité en ligne ; prenez donc le temps de faire des recherches et de trouver celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Recherchez un logiciel qui soit convivial, qui dispose d’une bonne assistance à la clientèle et qui offre les fonctions dont vous avez besoin pour votre comptabilité.
2. Établissez votre plan comptable : Avant de commencer à utiliser le logiciel, veillez à établir votre plan comptable. Il s’agit d’une liste de catégories ou de comptes que vous utiliserez pour enregistrer vos transactions financières. En adaptant votre plan comptable à votre entreprise, vous faciliterez le suivi et l’analyse de vos finances.
3. Importez ou saisissez vos données financières : Selon le logiciel que vous choisissez, vous pouvez importer vos données financières existantes dans le système. Cela peut vous faire gagner du temps et garantir l’exactitude de vos informations financières historiques. Si l’importation n’est pas possible, saisissez manuellement vos données financières dans le logiciel.
4. Personnaliser et automatiser : Tirez parti des fonctions de personnalisation et d’automatisation offertes par le logiciel. Mettez en place des transactions récurrentes, automatisez les processus de facturation et de paiement des factures et créez des rapports personnalisés qui vous fourniront les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions commerciales éclairées.
5. Formez-vous et formez votre équipe : Assurez-vous que vous et les membres de votre équipe savez comment utiliser le nouveau logiciel. De nombreux fournisseurs de logiciels de comptabilité en ligne proposent des ressources de formation telles que des tutoriels, des vidéos et des webinaires. Profitez de ces ressources pour vous assurer que tout le monde est à l’aise et confiant dans l’utilisation du logiciel.
6. Sauvegarde et sécurité : La comptabilité en ligne repose sur le stockage en nuage, il est donc important de veiller à ce que vos données soient sauvegardées régulièrement et en toute sécurité. Choisissez un fournisseur de logiciel qui propose des mesures de sécurité solides et qui sauvegarde régulièrement vos données. En outre, envisagez de mettre en place une authentification à deux facteurs pour plus de sécurité.
7. Effectuez régulièrement des rapprochements et des révisions : Pour conserver des documents financiers exacts, prenez l’habitude de rapprocher régulièrement vos comptes bancaires, vos cartes de crédit et vos autres comptes financiers. Il s’agit de comparer les transactions enregistrées avec les transactions réelles afin d’identifier les écarts éventuels. Examinez régulièrement vos rapports financiers afin de vous faire une idée de la santé financière de votre entreprise.
8. Demandez l’aide d’un professionnel si nécessaire : Si vous avez du mal à gérer votre comptabilité en ligne ou si vous avez des besoins financiers complexes, envisagez de demander l’aide d’un professionnel. Un comptable ou un aide-comptable peut vous guider et vous aider à gérer votre comptabilité en ligne.
Choisir un service fiable dans le brouillard numérique
L’une des meilleures façons de démarrer avec un service de comptabilité à distance est de faire appel à l’aide et aux conseils d’un consultant en marketing ou en affaires qui sait quels services de comptabilité fournissent un travail de qualité et quels sont ceux qu’il faut éviter ou qui ne sont pas encore prêts pour le « prime time ». Ce type d’assistance peut éviter bien des maux de tête, des erreurs de communication et même des coûts pour des services incomplets. En tant que solution d’arrière-guichet complète, nombre de ces experts ne se contentent pas d’agir comme un service d’orientation ; ils assurent la gestion d’un système de comptabilité et d’enregistrement du début à la fin. Le résultat est une architecture de soutien financier sur laquelle une entreprise peut compter, ce qui permet à l’entreprise cliente de se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux et de confier la charge de travail comptable à des experts qui la traitent efficacement.
Il n’y a pas de honte à demander de l’aide
La comptabilité et la tenue des comptes sont difficiles. Elles exigent un niveau constant de surveillance et de maintenance, ainsi que la gestion en temps utile de grandes vagues de travail qui se répètent, notamment en ce qui concerne les salaires. Il n’est pas donné à tout le monde d’être à la fois un expert en comptabilité et un génie de la création d’entreprise, et tout le monde n’a pas envie de consacrer du temps à une telle courbe d’apprentissage. Cependant, la comptabilité est nécessaire à toute entreprise de bonne foi pour fonctionner, gagner et emprunter, et elle doit être effectuée correctement. Il est donc logique de demander de l’aide à une source qui peut fournir un lien avec une expertise fiable, comme un service de comptabilité approuvé par Kevin Harrington, par exemple.
N’oubliez pas qu’il est beaucoup plus difficile de corriger les erreurs comptables après coup. Au contraire, en commençant par un système de soutien compétent, les transactions financières sont traitées correctement et les problèmes sont évités avant qu’ils ne commencent à ralentir le processus. La prévention vaut vraiment son prix, trois à dix fois supérieur au coût de la réparation des dommages financiers après coup.
Faire le grand saut dans la comptabilité en ligne nécessite une planification et une exécution minutieuses. En suivant ces étapes et en étant proactif dans la gestion de vos documents financiers, vous pouvez rationaliser votre processus de comptabilité et obtenir des informations précieuses sur la santé financière de votre entreprise.